OBJETIVO GENERAL DEL CARGO (MISIÓN)
Planificar, organizar y distribuir requerimientos de los vendedores de los Programas visuales y otros. Logrando gestionar de manera eficiente los despachos según corresponda, asegurando los tiempos propuestos por la Institución.
Valida información sea fidedigna, gestiona resumen de ventas por empresa y trabajador, generando una cadena de valor en las distintas áreas de la óptica.
RESPONSABILIDADES
✓ Asegurar cumplimiento de los despachos de productos solicitados por los vendedores a las empresas y otros requerimientos necesarios en la entrega del producto.
✓ Controlar que el producto se despache correctamente. Según receta y a la empresa y trabajador correspondiente.
✓ Informar a la empresa que el despacho fue efectuado incluyendo el código de despacho.
✓ Contactar, contratar y despachar según empresa de transporte que cumpla con eficiencia en la entrega,
✓ Archivar documento de respaldo, para futuras auditorías. Relevar manual de procedimiento.
✓ Coordinar con producción observaciones que encuentre en relación de productos con detalles.
✓ Ejecutar planilla de pacientes/empresas que vendedores suministra.
ACTIVIDADES/TAREAS PRINCIPALES
✓ Realizar revisiones de los sobres recibidos.
✓ Una vez que el producto llega para distribución, se chequea información nombre, Rut, tipo de requerimiento que indique lo que representa la orden.
✓ Se preocupa que esté en el plazo de los 15 días comprometidos.
✓ Si mantiene alguna duda, llama al vendedor o a Post venta para resolver, por ejemplo, confirmar dirección de despacho correcta. O si se encuentra algo pendiente.
✓ Despacho es a través de correos de chile u otro empresa de transporte de carga, entrega 3 veces o más a la semana según sea el caso para su distribución, además de organizar el sector donde enviará los pedidos.
✓ Debe solicitar autorización para el pago.
✓ Se envía correo electrónico a empresa del despacho y OT
✓ Se archiva
✓ Gestión de archivo, clasifica la empresa y documentos que respaldan los descuentos de planillas, se ingresa en el archivo el número de operativo, fecha correlativa, de manera anual se va guardando. Si se requiere para respaldar información se deben encontrar disponibles.
✓ Queda archivada toda la información del operativo, cierra el ciclo del proceso.
✓ Formulario en Excel que indica número de carpeta, fecha operativo, ejecutiva, empresa, fecha de entrega, y estatus.
ACTIVIDADES RELACIONADAS CON OTRAS AREAS
✓ Relacionada con el área de Producción, si el producto no se encuentra listo, ya que tiene fecha de despacho, debe intervenir en apurar la gestión.
✓ Control de calidad, revisa nuevamente, que el producto sea efectivamente el comprometido e indicado.
✓ Cobranzas, envía planilla que completa una vez finalizado el operativo
✓ Con Vendedores que le envían detalle del operativo para la confección de planilla Excel con toda la información, esto es por WhatsApp y luego le llega la información vía físico.
✓ Gestionar control documental de toda la información de la unidad.
PARTE II: PERFIL DEL CARGO
REQUERIMIENTOS FORMATIVOS Y LEGALES (Requisitos de entrada y permanencia en el cargo)
REQUISITOS FORMATIVOS
3 años en formación de alguna carrera profesional o técnica.
REQUISITOS LEGALES
Certificado de haber cursado estudio técnico o carrera profesional sin haberla terminado
EXPERIENCIA REQUERIDA
2 años en cargos similares deseable
CONOCIMIENTO TI
Office, ERP, Correo electrónico, redes entre otros.
