Administración del Tiempo y Planificación del Trabajo

Actualmente, las organizaciones se ven enfrentadas a constantes y condiciones aceleradas de cambios. Debido a esto, la administración del tiempo y la Planificación del Trabajo, se consideran temas críticos, claves y de mucha importancia en el ámbito profesional, por lo que se buscan las formas más efectivas de utilizarlo.

Es importante destacar que la Administración del Tiempo y la Planificación del Trabajo son, fundamentalmente, un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el apoyo entre las partes involucradas, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Hoy en día se han desarrollado técnicas o herramientas para que, dada la limitación del procesamiento máximo de la información, los individuos sean capaces de organizar su vida y trabajo, de tal manera que variables contaminantes como la desorganización, el agotamiento, el estrés y la ansiedad, disminuyan de manera considerable y permitan que las actividades diarias sean más productivas y efectivas. En este contexto planteamos una actividad de capacitación destinada a entregar aquellas habilidades y técnicas capaces de rentabilizar el recurso del tiempo dentro de la organización.

Presencial

1. Organización: La Base del Éxito
• Su importancia en el ámbito profesional.
• La relación uso de tiempo - productividad - efectividad.
• El problema de la cantidad de información recibida hoy por los individuos.

2. Características del Tiempo:
• El tiempo como un proceso.
• El tiempo como recurso escaso y limitado.
• Alto valor económico del tiempo.
• Sus limitaciones: no se puede atrapar, detener o regresar.

3. Conceptos Básicos de Administración:
• La administración de funciones y tareas.
• La necesidad de definir metas u objetivos.
• La administración como un proceso.
• La etapa de planificación.
• La etapa de organización.
• La etapa de dirección.
• La etapa de control.

4. Técnicas y Herramientas:
• Técnicas de planificación y programación.
• Determinando todas las tareas que se deben cumplir.
• Definiendo objetivos deseados.
• Estableciendo previsiones.
• Identificando variables contaminantes: desorganización, agotamiento, estrés y la ansiedad.

5. La Organización del Trabajo:
• Asignando de forma detallada y regular las actividades.
• Estableciendo un orden en las ideas.
• Estableciendo un orden en las decisiones.
• Cómo determinar lo que se quiere hacer, lo que se está haciendo y lo que queda pendiente.

6. Las Pérdidas de Tiempo:
• Causas de origen interno.
• Causas de origen externo.
• La falta de organización personal.
• La falta de jerarquía en nuestras actividades y tareas.
• La escasa delegación.
• La poca puntualidad.
• La falta de control de los horarios.
• La postergación o precipitación en la toma de decisiones.

7. Sugerencias Concretas para Definir Objetivos
• Estableciendo con claridad los objetivos.
• Que sean realistas.
• Que sean motivadores.
• Que sean flexibles.
• Que sean realizables.
• Que sean planificados.
• Que sean contextualizados.

8. Uso de la Agenda:
• Priorización de actividades.
• La agenda como un sistema de autocontrol.
• El análisis constante de anotaciones.

9. Programación:
• Clarificando objetivos.
• Definiendo todas las actividades prioritarias.
• Enumeración de todas actividades diarias.
• Evaluando actividades que alteren el plan diario.
• Desarrollando el hábito de atender actividades más importantes y valiosas.

10. Lo Urgente y lo Importante
• Comprendiendo las metas y valores de las tareas.
• Uso de esquemas.
• Uso de lista de objetivos y tareas de corto, mediano y largo plazo.
• Tareas activas versus tareas reactivas.
• El Plan Semanal.
• El Plan Diario.

11. El Escritorio como Centro de Operaciones:
• El escritorio como lugar de distribución y despacho de información.
• Método y tiempo para procesar el material escrito.
• Uso de filtros previos de papeles.
• Importancia de la delegación en el manejo de papeles.
• La necesidad de orden y limpieza en el escritorio al comienzo y término de una jornada.

12. Control de Interrupciones Telefónicas:
• Atención selectiva de llamados.
• Definiendo los momentos óptimos para establecer comunicación con otros.
• Planificación y agrupación de llamadas en un mismo horario.
• Planificación de llamadas salientes.
• Designando delegados que atiendan llamados menos importantes o rutinarios.
• Creando y organizando un sistema para la devolución de llamadas.
• Uso de un registro de llamadas.

13. Creación del Hábito de Administrar bien el Tiempo:
• El manejo inmediato de tareas.
• Ejecutando las tareas o labores en su momento oportuno momento.
• La eliminación de tareas sin alguna utilidad.
• La delegación o el aplazamiento cuando es necesario.

Al término de la actividad propuesta, los asistentes a la misma estarán en condiciones de:• Comprender y valorar, la importancia de optimizar los tiempos en cada actividad.• Comprender la importancia que implica el cambio de la reactividad por la proactividad en la gestión y de la eficiencia. • Manejar las actuales técnicas (modelos de administración del tiempo), que nos permiten llegar a efectuar un mejor y más provechoso uso del recurso como tal, todo lo cual se manifestará en aumentos y mejoras de resultados en la gestión encomendada.

Persona o Empresa

8 horas

ROBERTO INFANTE

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