Búsqueda de Office Manager para multinacional del rubro Agroalimentos en Oficina central de Vitacura.
Buscamos un Office manager responsable de asistir a la gerencia general en todos los aspectos necesarios para el eficiente desempeño de su rol, apoyo para un adecuado proceso de toma de decisiones estratégicas para la organización y para asegurar el buen funcionamiento interno de la oficina teniendo a cargo las siguientes responsabilidades:
1) Elaboración de indicadores, reportes y presentaciones para la gerencia
✓ Levantamiento de indicadores y métricas para análisis estratégico efectivo de gerencia y su respectiva realización de informes de análisis para una correcta toma de decisiones de la gerencia.
✓ Preparar presentaciones del Directorio, Gerencia General y equipo directivo aportando a una correcta expresión de la información
✓ Análisis de la información usada en cada presentación para asegurar la efectividad en la toma de decisiones
✓ Efectuar soporte en las reuniones de presentación a directores, gerencia y clientes
✓ Llevar la minuta de cada reunión
✓ Realizar reportes después de cada reunión de los temas tratados utilizando lenguaje estratégico financiero acorde a lo conversado
2) Asistencia a Gerencia
✓ Responsable de la gestión administrativa, agenda, reuniones, visitas de clientes, y coordinaciones con el equipo interno
✓ Atención telefónica y recepción de visitas.
✓ Gestión de viajes y contacto con los proveedores de estancias y transporte
✓ Efectuar gestión con respectivos consulados, abogados, para temáticas de visa y desarrollo óptimo de viajes, así como toda implicancia relacionada a éste ítem
✓ Mantenimiento y calendarización de agendas y reuniones.
✓ Tramitación de pagos y control de gastos derivados de las distintas funciones que coordina o bien apoyo en las tareas administrativas asociadas.
✓ Revisar la idoneidad de los documentos y las firmas de la documentación para su tramitación.
✓Apoyar la gestión de proyectos.
✓ Tener al día los temas bancarios.
✓ Llevar un registro y base de datos necesarios para el desarrollo de las funciones
✓ Tener disponibilidad para apoyar en trámites personales sobre visa, documentación, pago de cuentas, etc.
✓ Apoyar en otras tareas relacionadas
3) Administración de oficina
✓ Control de insumos y Administración de suministros y consumos (comida y bebida, impresoras y fotocopiadoras, material de oficina...)
✓ Recepción y envío de paquetería y correspondencia.
✓ Coordinar los servicios menores de aseo y mantención y seguridad, supervisión del personal de limpieza y los suministros de esta área.
✓ Coordinación de nuevos servicios y convenios con los clientes y/o proveedores, etc. y mantener negociación con los proveedores (limpieza, seguridad, catering, viajes, etc)
✓ Dejar coordinados los servicios de fines de semana y festivos.
✓ Coordina y organiza eventos
✓ Es responsable del control de gastos, pagos relacionados: supervisión de facturación
✓ Control de presupuestos, caja chica.
✓ Seguimiento y control de procesos y de procedimientos internos.
Estudios profesionales afines: administración, ingeniería, otros con el perfil adecuado
Experiencia en cargos similares en primera y segunda línea, Gerencia y subgerencia, a
nivel corporativo. De preferencia en multinacionales, grandes empresas
Manejo avanzado de office: Excel, PPT (manejo de gráficos e indicadores)/ Outlook e
internet intermedio-avanzado
Persona con habilidad e interés por la tecnología
Inglés intermedio avanzado
Buena ortografía, redacción, claridad en la redacción.
Aguinaldo fiestas patrias, navidad, vacaciones.
1.1 sueldo bruto anual en diciembre
Tarjeta de alimentación Amipass $ 4000.- aprox diarios.
Postula en el siguiente Link: https://laborumselecta.
