Administración del Tiempo y Planificación del Trabajo

Presencial

1. Organización: La Base del Éxito
• Su importancia en el ámbito profesional.
• La relación uso de tiempo - productividad - efectividad.
• El problema de la cantidad de información recibida hoy por los individuos.

2. Características del Tiempo:
• El tiempo como un proceso.
• El tiempo como recurso escaso y limitado.
• Alto valor económico del tiempo.
• Sus limitaciones: no se puede atrapar, detener o regresar.

3. Conceptos Básicos de Administración:
• La administración de funciones y tareas.
• La necesidad de definir metas u objetivos.
• La administración como un proceso.
• La etapa de planificación.
• La etapa de organización.
• La etapa de dirección.
• La etapa de control.

4. Técnicas y Herramientas:
• Técnicas de planificación y programación.
• Determinando todas las tareas que se deben cumplir.
• Definiendo objetivos deseados.
• Estableciendo previsiones.
• Identificando variables contaminantes: desorganización, agotamiento, estrés y la ansiedad.

5. La Organización del Trabajo:
• Asignando de forma detallada y regular las actividades.
• Estableciendo un orden en las ideas.
• Estableciendo un orden en las decisiones.
• Cómo determinar lo que se quiere hacer, lo que se está haciendo y lo que queda pendiente.

6. Las Pérdidas de Tiempo:
• Causas de origen interno.
• Causas de origen externo.
• La falta de organización personal.
• La falta de jerarquía en nuestras actividades y tareas.
• La escasa delegación.
• La poca puntualidad.
• La falta de control de los horarios.
• La postergación o precipitación en la toma de decisiones.

7. Sugerencias Concretas para Definir Objetivos
• Estableciendo con claridad los objetivos.
• Que sean realistas.
• Que sean motivadores.
• Que sean flexibles.
• Que sean realizables.
• Que sean planificados.
• Que sean contextualizados.

8. Uso de la Agenda:
• Priorización de actividades.
• La agenda como un sistema de autocontrol.
• El análisis constante de anotaciones.

9. Programación:
• Clarificando objetivos.
• Definiendo todas las actividades prioritarias.
• Enumeración de todas actividades diarias.
• Evaluando actividades que alteren el plan diario.
• Desarrollando el hábito de atender actividades más importantes y valiosas.

10. Lo Urgente y lo Importante
• Comprendiendo las metas y valores de las tareas.
• Uso de esquemas.
• Uso de lista de objetivos y tareas de corto, mediano y largo plazo.
• Tareas activas versus tareas reactivas.
• El Plan Semanal.
• El Plan Diario.

11. El Escritorio como Centro de Operaciones:
• El escritorio como lugar de distribución y despacho de información.
• Método y tiempo para procesar el material escrito.
• Uso de filtros previos de papeles.
• Importancia de la delegación en el manejo de papeles.
• La necesidad de orden y limpieza en el escritorio al comienzo y término de una jornada.

12. Control de Interrupciones Telefónicas:
• Atención selectiva de llamados.
• Definiendo los momentos óptimos para establecer comunicación con otros.
• Planificación y agrupación de llamadas en un mismo horario.
• Planificación de llamadas salientes.
• Designando delegados que atiendan llamados menos importantes o rutinarios.
• Creando y organizando un sistema para la devolución de llamadas.
• Uso de un registro de llamadas.

13. Creación del Hábito de Administrar bien el Tiempo:
• El manejo inmediato de tareas.
• Ejecutando las tareas o labores en su momento oportuno momento.
• La eliminación de tareas sin alguna utilidad.
• La delegación o el aplazamiento cuando es necesario.

Al término de la actividad propuesta, los asistentes a la misma estarán en condiciones de:• Comprender y valorar, la importancia de optimizar los tiempos en cada actividad.• Comprender la importancia que implica el cambio de la reactividad por la proactividad en la gestión y de la eficiencia. • Manejar las actuales técnicas (modelos de administración del tiempo), que nos permiten llegar a efectuar un mejor y más provechoso uso del recurso como tal, todo lo cual se manifestará en aumentos y mejoras de resultados en la gestión encomendada.

Persona o Empresa

8 horas

ROBERTO INFANTE

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